令和５年１０月１日より始まる適格請求書等保存方式（いわゆる、「インボイス制度」）では、仕入税額控除を行うためには適格請求書の保存が必要となります。本稿では、来るべくインボイス制度施行に当たり、実務上留意しておくべき点をまとめました。
1請求書等の交付がない場合のインボイス対応
冒頭で述べたように、インボイス制度が施行されると、仕入税額控除を行うためには、原則として、当該取引の適格請求書の保存が必要になります。しかしながら、事務所の家賃の支払いなどのように、取引の都度請求書や領収書が発行されない取引もあります。このような取引では以下に掲げる書類の保存を行うことで仕入税額控除が認められます。
このように、支払いの方法により保存する書類は少し異なりますが、それぞれ上記に掲げた書類を保存することにより、仕入税額控除が認められるようになります。
なお、適格請求書として必要な記載事項は、一つの書類に全て記載されている必要はありません。インボイス制度施行以前の契約では、契約書に貸主の登録番号や適用税率などが記載されていないことが考えられます。その場合でも、「登録番号」「適用税率」「消費税額等」など、適格請求書を構成する事項のうち、契約書に記載されていないものを別途受け取り、上記に掲げた書類と合わせて保存することにより、適格請求書の要件を充たすことができ、仕入税額控除が認められます。
2インボイス制度における旅費交通費の留意点
(1) 従業員が立替払いしている場合
事業者が仕入税額控除を行うためには、事業者宛の適格請求書が必要になります。そのため、従業員が旅費交通費を立替払いしている場合に、その適格請求書の宛名が事業者でなく、従業員になっている場合は、原則としては仕入税額控除が行えなくなるため、注意が必要です。
しかしながら、適格請求書の宛名が従業員のものであっても、以下に掲げる二点の書類を保存することにより仕入税額控除を行うことが認められます。
①従業員宛の適格請求書
②従業員が作成した「立替金精算書」
また、３万円未満の公共交通機関による旅客の運送については、インボイスの交付義務が免除されているため、帳簿の保存のみで仕入税額控除が認められます。なお、その際には帳簿に「３万円未満の鉄道料金」などと記載する必要があります。
３万円以上の公共交通機関を使用した場合では、インボイスの交付義務があるため、適格請求書の記載事項が記載されている乗車券の保存が必要になります。しかし、公共交通機関の利用の際に乗車券が回収される場合も見受けられます。その際には、帳簿に「相手方の公共交通機関の住所」及び「入場券等」と記載することで、３万円以上の場合でも帳簿のみの保存で仕入税額控除が行えるようになります。
(2)事業者が従業員に出張費を支給している場合
事業者が従業員に出張旅費を支給している場合は、その支給した額のうち「通常必要であると認められる」部分の金額については、帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる特例があります。なお、その際には帳簿に「出張旅費等特例」などと記載する必要があります。また、この特例には具体的な金額の要件が定められておりませんが、「通常必要であると認められる」金額の判定は、所得税法基本通達９－３《非課税とされる旅費の範囲》により行われます。
また、実費相当額を支給する場合でも、その支給が旅費規定等に基づいて行われている場合には、上記の特例を適用することが可能になります。
